Управленческий учёт – это система формирования показателей, которые позволяют принимать управленческие решения. К таким показателям могут относиться, в частности, расшифровки выручки по видам продукции (направлениям деятельности), расшифровки затрат по центрам финансовой ответственности (подразделениям компании). В рамках системы управленческого учёта руководство получает информацию об эффективности отдельных проектов, причинах убытка, о влиянии на затраты производительности труда или колебаний цен на энергоносители, о структуре затрат на разных этапах производства и т.д.
Результатом использования системы управленческого учёта является принятие решений о развитии наиболее прибыльных направлений деятельности или о сворачивании убыточных направлений, сокращение определенных затрат, премирование сотрудников и т.п.
Управленческий учёт очень важен для формирования финансовой модели, так как прогноз её показателей должен зависеть не только от накопленной статистики, скорректированной на прогноз макроэкономических и рыночных индикаторов (таких как инфляция, ключевая ставка, курс валюты, цены конкурентов и т.д.), но и от внутренних производственных факторов. Так, невозможно корректно спрогнозировать прибыль компании по добыче и переработке стекольного песка, не зная, каковы его запасы на месторождении, какова толщина вскрыши на разных участках карьера, какова производительность имеющейся спецтехники и т.д.
Управленческий учёт является элементом бухгалтерского учёта: как правило, под управленческим учётом подразумевают методы формирования производственной себестоимости на основе положений учётной политики. Правда, степень проработанности управленческой аналитики может быть различной: от минимально необходимых и формальных подходов, достаточных для удовлетворения требований при проверке отчётности налоговыми органами до детальных многомерных аналитик по каждому участку работы компании. Степень проработанности зависит от масштаба и особенностей бизнеса и от требований руководства, собственников.
Совершенно очевидно, что финансовая модель должна включать элементы управленческого учёта. Так, выручка должна складываться из цены и количества реализованной продукции, затраты должны расшифровываться по наиболее значимым для бизнеса статьям, которые также могут быть раскрыты на стоимость и количество потребленных ресурсов. Хорошо, если такая аналитика содержится в учётной системе. Финансовый руководитель, отвечающий за работу бухгалтерии и финансовой службы, должен принять меры к тому, чтобы качественный управленческий учёт был частью бухгалтерского учёта, а группировка данных о финансово-хозяйственных операциях позволяла оперативно сравнивать план с фактом. Тогда финансовая модель будет рабочим инструментом бизнеса, а не отчётом, оторванным от жизни. При наличии четко установленной зависимости ключевых статей затрат от количества реализованной продукции несложно корректировать прогноз в финансовой модели: так, при изменении прогнозного количества произведённой продукции в финансовой модели будут автоматически изменятся статьи переменных расходов.
В предыдущих главах мы рассмотрели способы прогнозирования таких показателей, как кредитная нагрузка, лизинг, налоги, оценочные обязательства, расходы на оплату труда. Что касается специфики производственного процесса, то в каждом бизнесе он свой, и разработка способов прогнозирования должна вестись индивидуально. Если для розничной торговли основной статьёй затрат будет стоимость закупленного оптом товара, то в производстве микросхем основными операционными затратами являются оплата труда, сырьё и энергоносители. При формировании модели необходимо вникнуть в особенности производственного процесса, определить ключевые статьи затрат и драйверы, влияющие на них. Например, для обогатительной фабрики важнейшими драйверами будут объем потребления газа и цена на газ, для транспортного предприятия – объем потребления и цена дизельного топлива, а также услуги по ремонту транспортных средств и т.д.
В небольших компаниях управленческий учёт ведётся отдельно от бухгалтерского, который зачастую рассматривается только как элемент фискальной нагрузки − отчётность в госорганы. Предпринимателям малого и среднего звена обычно неинтересны непонятные для них бухгалтерские отчёты, которые, к тому же, недостаточно оперативны и не содержат нужных для принятия решений показателей. Самый простой способ формировать понятную для собственников управленческую отчётность – делать это методом «по оплате» с добавлением некоторых элементов баланса (например, задолженности по кредитам и займам, остатков товара на складе, задолженность покупателей). Как правило, отчёт о движении денежных средств, сформированный прямым методом с подходящей группировкой по статьям служит основным управленческим отчётом и основным инструментом планирования. Технически составить его не очень сложно на основе выписок по банковским счетам. Надо только обеспечить поступление соответствующей информации специалисту, ответственному за регистрацию и группировку операций.
В Таб.11.1 приведен пример управленческого отчёта о движении денежных средств компании, которая владеет яхтой и организует чартеры для туристических групп (чартер в данном случае – это аренда яхты с экипажем группой туристов на короткий срок). Чтобы гарантировать полноту данных, используется такой критерий, как остатки и обороты по счетам (банки, касса, подотчётные лица). Первичными документами для ввода данных в базу данных, из которой формируется такой отчёт, служат банковские выписки, кассовые отчёты и отчёты подотчётных лиц, а основным критерием проверки полноты данных – остатки по счетам, которые подтверждаются банковскими выписками. Чтобы остатки по счетам сходились с выписками, помимо бюджетных статей, в отчёте есть вспомогательные статьи для регистрации операций по переброске денег между счетами, между банками и кассой, между кассой и подотчётными лицами.
| Статья | Item |
|---|---|
| ПОСТУПЛЕНИЯ | INCOME |
| Доходы от чартеров | Income from charters |
| НДС (+/-) | VAT (+/-) |
| Компенсация за топливо | Fuel refund |
| Компенсация за ущерб | Refund for property damage |
| Доход от реализации имущества | Income from sales of things |
| Возмещение расходов | Refund of expenses |
| ИТОГО ПОСТУПЛЕНИЯ | TOTAL INCOME |
| ПЛАТЕЖИ | PAYMENTS |
| Содержание команды | Crew maintenance</td> |
| Зарплата постоянного персонала | Salaries permanent personnel |
| Зарплата временного персонала | Salaries temporary personnel |
| Питание команды | Food of crew |
| Униформа | Clothings |
| Транспортные расходы персонала | Transportation of personnel |
| Санитарно-гигиенические принадлежности | Sanitary, hygienic products for crew |
| Экипировка для чартеров/strong> | Fit-out for charters |
| Кухонные принадлежности | Kitchen staff |
| Белье | Linen |
| Водно-спортивный инвентарь | Boating and sportive stuff |
| Прочая экипировка для чартеров | Other fit-out for charters |
| Бытовая химия и санитарно-гигиеничские принадлежности для чартеров | Cleaning staff and sanitary products for charters |
| Мебель, обивка, текстиль, декор | Furniture, upholstery, textile, decoration |
| Подготовка к чартерам - ремонт и ТО | Preparation for charters - repair & maintenance |
| Подъем на верфь | Dry dock |
| Технический надзор | Technical survey |
| Главный двигатель | Main engines port & STBD |
| Дизельный генератор | Diesel generator |
| Стабилизаторы/ Рулевой двигатель | Stabilisers/Thruster |
| Электрика и электроника | Electrics and electronics |
| Система кондиционирования воздуха | Air condition system |
| Тендер и гидроцикл | Tender and jetski |
| Технический отдел | Engin Department |
| Противопожарная и морская безопасность | FFA & LSA |
| Прочий ремонт и ТО | Other repair and maintenance |
| Запчасти для ремонта и обслуживания яхты в чартерный сезон | Spareparts for repair and maintenance during the charters |
| Главный двигатель (з/ч) | Main Engines (s/p) |
| Генераторы (з/ч) | Generators (s/p) |
| Кондиционирование воздуха (з/ч) | Air Condition (s/p) |
| Опреснители (з/ч) | Water Makers (s/p) |
| Аварийные огни (з/ч) | Emergancy lights (s/p) |
| Технический отдел (з/ч) | Engin Department (s/p) |
| Условно-постоянные расходы | Semi-fixed costs |
| Парковка в маринах | Marina parking |
| Вода и электричество | Water and electricity |
| Обновление морских карт | Renewal of charts and publications |
| ТВ | TV |
| Интернет | Internet |
| Аренда и топливо автомобиля | Rent and gazoline of car |
| Транспортные расходы во время чартеров | Transportation during the charters |
| Бензин для тендера | Tender Gasoline |
| Интернет в других странах | Internet in other countries |
| Представительские для брокеров, контролеров, владельца и его гостей | Treats for brokers, Sureys, Owner, Owner's guests |
| Медицинские принадлежности | Medical locker, pharmaceuticals and certificate |
| Утилизация мусора, загрязненного топлива, отработанной воды | Garbage, dirty oil, waste water |
| Портовые расходы во время чартеров | Port costs during charters |
| Морские и портовые сборы | See and port charges |
| Сборы за проход каналов | Channals passing charges |
| Таможенные расходы | Customs and Agency fee expenses |
| Топливо | Fuel |
| Содержание компании | Company's maintenance |
| Агенты | Agents |
| Почтовые, канцелярские расходы | Cargo, post, stationary |
| Банковские комиссии | Bank commissions |
| Командировки | Business trips |
| Страхование | Insurance |
| Регистрация флага | Flag registration fees |
| Текущий надзор | Class survey |
| GMDSS надзор | GMDSS survey |
| Надзор класса и флага | Class & Flag Survey |
| Сертификаты | Certificates |
| Прочее содержание компании | Other company's maintenance |
| ИТОГО ПЛАТЕЖИ | TOTAL PAYMENTS |
| ЧИСТЫЙ ДЕНЕЖНЫЙ ПОТОК | NET CASH FLOW |
| Движение денег между счетами | Cash flows between accounts |
| Поступления | Receipts |
| Выплаты | Disbursments |
Как видно из этого примера, статьи управленческого отчёта отражают особенности конкретного бизнес-процесса, и при этом они очень подробны. Для формирования финансовой модели оптимальным является такой подход в учёте, который позволяет в рамках общей бухгалтерской отчётности, обязательной для компании, вести еще и управленческий учёт. Достигается это путем внедрения необходимой аналитики в план счетов и прогнозирование будущих показателей в том же формате.
Управленческая отчётность, сформированная «по оплате», имеет существенные недостатки. Оплата может не соответствовать операциям по продаже и приобретению имущества, если переход прав и оплата производятся в разных периодах, и не отражает задолженность. Поэтому ограничиться только ей может себе позволить лишь совсем небольшая компания. В других случаях рекомендуется добавлять группировку по управленческим статьям расходов как «по оплате», так и «по начислению».
Это позволит оперативно формировать отчётность и обновлять финансовую модель (все три формы), так как выгрузка первичных данных из бухгалтерской программы уже будет происходить с нужной аналитикой и группировкой. Чтобы этого достичь, надо внимательно и вдумчиво сформировать план счетов со статьями аналитики и заложить его в справочники бухгалтерской программы. Чтобы план счетов и статей доходов и расходов полностью соответствовал требованиям для принятия хозяйственных решений, надо привлекать к его составлению ключевых специалистов и владельцев бизнеса.
Также существует проблема классификации операций на уровне документооборота. Бухгалтер может не знать, что приобретение или списание в производство запчасти относится, скажем, к системе кондиционирования воздуха, а не к работе основного двигателя. Следовательно, документооборот компании должен быть организован таким образом, чтобы эта информация поступала к учётному работнику. Например, при заключении договора с поставщиком этот договор сопровождается справкой, в которой указывается статья затрат управленческого плана счетов (бюджетная статья), и этот номер присваивается всем бухгалтерским операциям по договору (приёмка работ, платежи).
Качество финансовой модели зависит от документооборота и организации бизнес-процессов. Конечно, опытный аналитик всегда может «нарисовать» красивую модель, имея минимум данных. Как говорится, бумага все стерпит. Но практическая польза от использования финансовой модели будет больше, если между таблицей с показателями и реальной жизнью компании будет существовать прямая взаимосвязь.